La prise de note efficace à la réception

La secrétaire à la réception assure non seulement l’accueil et la gestion des rendez-vous, mais joue également un rôle de liaison stratégique dans la transmission de l’information. Dans ce contexte, la prise de note rapide, claire et structurée est une compétence clé.

Pourquoi la prise de note est-elle si importante ?

Au quotidien, la secrétaire dentaire doit prendre des messages pour le/la dentiste ou l’hygiéniste, noter des informations en provenance des appels des patients, transmettre des demandes ou enregistrer des observations sans perte d’information et une image moins professionnelle de la clinique.

Bonnes pratiques pour une prise de note efficace

1. Écoute active – Avant même d’écrire, il faut écouter attentivement le patient ou le professionnel. Cela permet de capter les éléments clés : le sujet, le nom, l’urgence et l’action attendue.

2. Utilisation d’abréviations standards – Les abréviations permettent de gagner du temps, tout en gardant une trace lisible et cohérente. Il est important que ces codes soient compris par l’ensemble de l’équipe.

3. Structuration de l’information – Organisez les notes selon une structure simple :

Qui : le nom du patient ou de la personne qui appelle

Pourquoi : raison du message

Quand : date et heure de l’appel ou de l’action requise

Action : ce qui est attendu (rappel, confirmation, suivi clinique, etc.)

4. Clarté et lisibilité – Même en abrégé, vos notes doivent rester lisibles pour tous les membres de l’équipe. Une écriture soignée (ou une saisie informatique précise) est essentielle.

Exemples d’abréviations utiles

Abréviation Signification

px- patient

Dr- dentiste

RV- rendez-vous

rapp- rappel

msg- message

tx- traitement

hy- hygiéniste

cons- consultation

urg- urgence

rapp tél- rappel téléphonique

vs- vous/visite

dispo- disponibilité

suiv- suivi

Exemple de note écrite rapidement : 10h45 – msg px Mme Gauthier – rapp Dr Tremblay pr tx couronne 27 – dispo mar am

Traduction : À 10h45, Mme Gauthier a laissé un message pour que le Dr Tremblay la rappelle au sujet d’un traitement pour une couronne sur la dent 27. Elle est disponible mardi matin.

La prise de note, bien qu’elle puisse sembler anodine, est une habileté professionnelle stratégique pour une secrétaire dentaire. En maîtrisant cette compétence, vous contribuez à améliorer la communication interne, la qualité des soins et la rétention des patients. C’est une force qui vous distinguera au sein de votre équipe.