Module 5 – Gestion de documents

Le module de Gestion des documents en clinique dentaire contient une variété de systèmes de classement, de méthodes de transfert et de procédures pour gérer à la fois les dossiers cliniques et administratifs. Voici en grandes lignes les sujets abordés dans ce module :
 
1. Les principaux systèmes de classement des dossiers cliniques
Parmi les systèmes les plus répandus, les élèves étudieront :

a.    Le système alphabétique : Les dossiers peuvent être classés en fonction du nom des patients. Cela facilite la recherche et la récupération des informations lorsqu’elles sont triées par ordre alphabétique.
 
b.    Le système chronologique : Les dossiers sont organisés en fonction de la date des traitements. Cela permet de suivre l’évolution de la santé bucco-dentaire du patient au fil du temps.
 
c.    Le système par sujet : Ce système est utilisé dans les cliniques dentaires qui effectuent la recherche.
 
d.    Le système géographique : C’est une méthode de classement rencontrée surtout en milieu rural.
 
e.    Le système électronique : De plus en plus de cliniques adoptent des systèmes de gestion électronique des dossiers, où les informations sont stockées de manière numérique. Cela simplifie l’accès, la mise à jour et le partage des données entre les membres de l’équipe médicale. Ce système sera étudié plus en détail dans le volet informatique.
 
2. Les méthodes internes de transfert de dossiers
a.    Interprétation des codes couleur : Après avoir étudié cette partie, les apprenants doivent pouvoir interpréter correctement les codes couleur associés à chaque année pour les dossiers cliniques. Cela implique une compréhension précise de la signification attribuée à chaque couleur et son lien avec une période spécifique.
 
b.    Établissement du critère d’inactivité : Définition du critère d’inactivité pour les dossiers cliniques. Cela inclut la détermination du laps de temps sans rendez-vous après lequel un dossier est considéré comme inactif.
 
c.    Identification des dossiers à archiver : Repérer les dossiers inactifs en fonction du critère défini, en se basant sur la couleur des étiquettes associées à l’année en cours.
 
d.    Exécution de l’archivage : Les élèves doivent apprendre comment archiver les dossiers inactifs, y compris la manipulation des étiquettes de couleur et le retrait efficace des dossiers correspondants du système actif.
 
3. Gestion des dossiers administratifs :
Cette dernière partie du module enseigne comment classifier différents types de dossiers administratifs tels que les dossiers fiscaux, les rapports financiers, les rapports d’assurance, etc.

Un test formatif sera proposé à la fin du module, afin d’aider les élèves à s’auto-évaluer.